Mapa conceptual TIC

Mapa conceptual Sociedad de la informacion.

Planificación estratégica del SI/TI.

I. INTRODUCCIÓN.

    Los sistemas de información brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organización.

    La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodología de planificación de sistemas abarque a toda la organización y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificación de estrategias, que desbordan el marco específico de una metodología de desarrollo de sistemas.

    Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una organización, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visión de la organización en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:

El Alcance del Negocio está asociado con decisiones que determinan dónde va a competir la empresa, e implica contestar ¿qué productos o servicios va a producir?, ¿en qué nichos?, ¿para qué clientes? y ¿en qué zonas geográficas?.
Las Competencias Distintivas implican que la organización tome decisiones acerca de cómo la empresa va a competir para entregar sus productos o servicios. Para ello, deben responderse preguntas como ¿Qué va a hacer que le compren a ella? ¿Qué la distingue de sus competidores? ¿Qué puede hacerse que sea difícil de imitar por estos?.
El decidir sobre el Manejo del Negocio implica tomar decisiones acerca de la propiedad de la empresa considerando, entre otros factores, la necesidad de establecer alianzas o sociedades.
    La manera de competir de una empresa involucra habilidades, activos y rutinas que la distinguen de los competidores y que deben ser aprovechadas en la definición de la estrategia del negocio. Este concepto, al que también se ha denominado "Competencias Centrales", constituye el conocimiento colectivo en la organización necesario para coordinar habilidades, tecnologías y recursos en la producción de bienes y servicios.
    Una buena identificación de cuáles serán las competencias centrales que habrán de convertirse en las competencias distintivas de la estrategia, implica seleccionar aquellas habilidades o prácticas que dan acceso potencial a una amplia variedad de mercados, contribuyen en forma significativa al valor que perciben los clientes y son difíciles de imitar por los competidores.|
    Los elementos de la Infraestructura y Procesos Organizacionales de una empresa son tres:
La Estructura Administrativa de la empresa, en donde se especifican los roles y responsabilidades de los integrantes de la organización, así como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones.
Los Procesos de la organización, que pueden concebirse como flujos de coordinación para satisfacer condiciones de compromiso entre las personas que integran a la empresa.
Las Habilidades que habrán de tener los recursos humanos encargados de realizar los procesos organizacionales.
    Estos tres componentes se encuentran íntimamente relacionados. Un ejemplo lo constituyen aquellas organizaciones que han modificado su estructura administrativa de una estructura meramente jerárquica dividida en unidades funcionales, a una de equipos de procesos multifuncionales. Las personas que integran estos equipos tienen una amplitud mayor en el alcance de sus tareas, por lo cual requieren la habilidad de trabajar de manera autónoma.
    Uno de los objetivos de la adecuada aplicación de tecnología en la organización consiste en obtener ventajas estratégicas que sean difíciles de imitar; es decir, en lograr que la infraestructura y los procesos organizacionales (¿cómo? y ¿con qué?) apoyen la estrategia (¿qué? ¿dónde? ¿por qué?) de la empresa. Estas ventajas estratégicas se traducirán en ventajas competitivas hacia el exterior si ellas contribuyen a dar mayor valor a los productos o servicios en relación a la competencia. Usar tecnología para obtener ventajas estratégicas implica instrumentar estrategias que refuercen los factores críticos de éxito (¿con qué?) y las "competencias centrales" del negocio (¿cómo?).
Estrategia de Tecnologías de Información.
    En forma similar a la Estrategia del Negocio, la Estrategia de Tecnologías de Información es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:
El Alcance de la Tecnología está asociado con decisiones que determinan el tipo de tecnologías que se utilizarán (e.g., tecnologías orientadas a objetos, arquitecturas cliente/servidor, manejo de imágenes, robótica, multimedia, etc.).
Las Competencias Sistémicas identifican las características y fortalezas de las tecnologías que serán críticas para la creación/extensión de estrategias de negocios (conectividad, accesibilidad, confiabilidad, desempeño).
Las decisiones de manejo de la Tecnología permiten determinar el alcance de propiedad sobre la tecnología, así como posibilidades de alianzas o sociedades.
    Un cuarto componente de la estrategia de TI, la Infraestructura y Procesos de Tecnología, tiene tres elementos interrelacionados:
La Arquitectura Tecnológica de la empresa, en donde se especifican las prioridades y políticas que permiten la integración de aplicaciones tecnológicas, así como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones con relación a tecnología.
Los Procesos relacionados con el desarrollo de aplicaciones tecnológicas, con su administración y con la operación de ellas.
Las Habilidades, es decir, las experiencias, competencias, compromisos, valores y normas de la gente encargada de entregar productos y servicios de tecnología.
    En forma similar a la Infraestructura y Procesos de la Organización, este cuarto componente se refiere a la manera como se instrumenta la Estrategia de TI en actividades, equipos de trabajos, compromisos y demás elementos asociados con el trabajo en la empresa. En este caso, los procesos son procesos asociados con las TI, como podría ser el desarrollo de un nuevo sistema, la impresión de recibos telefónicos, la evaluación de nuevas soluciones informáticas para la organización, o la operación del centro de cómputo, entre otros.
    Es importante caracterizar a la alineación de estrategias como el resultado de un ajuste estratégico y de una integración funcional simultáneamente. El ajuste estratégico se obtiene cuando se toman decisiones que posicionan adecuadamente a la empresa en el mercado (o a las tecnologías en la Empresa). Un buen ajuste estratégico permite capitalizar la estructura, procesos y habilidades de la gente en la implementación de la estrategia organizacional (o de tecnología).
    Por su parte, la integración funcional representa la alineación entre los elementos asociados directamente con el negocio, y aquéllos que tienen que ver con la tecnología en sí. La integración Funcional es importante porque para cambiar las estrategias de negocios pueden aprovecharse las oportunidades de las tecnologías, y porque si las estrategias de negocios cambian, esto tendrá impacto en la estrategia tecnológica.
    El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación entre estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional), utilizando a las TI como un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.
    Una metodología que puede seguirse para instrumentar esta perspectiva consiste de cinco pasos:
Selección del proceso a innovar, en función de los fines del negocio (definidos en la estrategia de la organización).
Identificación de los facilitadores para el cambio, donde se considera a las TI y también a otros elementos culturales o estructurales que podrían ayudar a innovar el proceso.
Creación de una visión del nuevo proceso, donde se definen objetivos y atributos para el desempeño del proceso, y se hace un diseño del mismo.
Diseño de alternativas de implementación, donde se define la manera como habrá de instrumentarse la visión generada en el paso anterior.
Implementación del nuevo proceso, donde se instrumenta el nuevo proceso.
    Lo interesante de esta metodología es que los medios (TI entre otros) se consideran antes de definir la visión del proceso (el cómo). De esta manera, se busca que la visión sea lo más innovadora posible.
    El empleo de las tecnologías para la instrumentación de nuevas estrategias de negocios requiere conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnología y administrar el riesgo tecnológico adecuadamente. A diferencia de la perspectiva anterior, la innovación se da fundamentalmente en los procesos tecnológicos y no en los procesos organizacionales.
    Esta perspectiva podría aplicarse, por ejemplo, cuando el área de TI cambia sus mecanismos de entrega de productos informáticos hacia las áreas funcionales, descentralizando actividades que anteriormente eran competencia únicamente del área central de TI. En este caso, los procesos de informática se ven modificados para permitir la instrumentación de nuevas estrategias de negocio
    La entrega de productos y servicios de tecnología en la organización, y su método de ajuste asociado, es el que tiene que ver con la elaboración y ejecución de planes tecnológicos. La administración estratégica se enfoca a decidir cómo responder a las necesidades de los clientes, y el rol de la gerencia consiste en fijar prioridades y en balancear los resultados a corto plazo con los de largo plazo.
    Un error común de los responsables de la función informática es tener planes de sistemas demasiado amplios que pretenden cubrir todas las necesidades del negocio, desde aquéllas verdaderamente importantes, hasta aquéllas que son deseables pero no fundamentales; y como resultado, los esfuerzos se diseminan y no se obtienen los objetivos planteados en un principio.
    Para ponderar entre sí los distintos proyectos informáticos, deben tomarse en cuenta los beneficios económicos, los beneficios intangibles, los beneficios tecnológicos, y la manera como un determinado proyecto apoya los objetivos de la organización.
    En resumen, los pasos para la planificación estratégica de los sistemas de información son:
Identificar metas, objetivos y estrategias.
Examinar tendencias tecnológicas y cómo pueden estas utilizarse para crear nuevas oportunidades y ventajas competitivas.
Determinar los factores claves de éxito para la organización e identificarlos dentro del organigrama de la empresa.
Realizar entrevistas a los ejecutivos claves para determinar: problemas, oportunidades y necesidades de información.
Desarrollar un Modelo del Negocio, o sea la descripción breve de cada una de las actividades de los procesos clave de la empresa.
Identificar los "requerimientos de información" de cada una de las actividades de los procesos del Modelo. Al terminar este esfuerzo quedará claro qué información es generada por cada actividad y qué información requiere para generarla. De esta forma se obtiene la relación existente entre los procesos. Los "requerimientos de información" no son datos sino una expresión coloquial en el lenguaje de los conocedores del proceso, por ejemplo Pronóstico de demanda, Disponibilidad de Servicios, Regulaciones, Costo operacional, etc.
Crear una "Arquitectura de Datos",o sea identificar las "entidades de datos" del negocio, sus atributos, sus relaciones y su dominio. A esto se llama también "Modelo de Datos" y a las relaciones entre las entidades "Modelo Entidad-Relación". Estos modelos se logran en sesiones de "modelaje de datos" en que un facilitador busca la colaboración de los expertos de cada aspecto del negocio para construir el modelo.
Establecer la Arquitectura de Aplicaciones que agrupa requerimientos similares de procesamiento de datos de los procesos en unidades de sistemas (teóricos) y las Bases de Datos (también teóricas) para satisfacer los requerimientos de información de la empresa.
    En la siguiente figura se presenta, un bosquejo posible para un plan de sistemas de información.
IV. CONCLUSIONES.
La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación entre estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional), utilizando a las TI como un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.
El empleo de las tecnologías de la información para la instrumentación de nuevas estrategias de negocios requiere conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnología y administrar el riesgo tecnológico adecuadamente.

La gestión de la información en la empresa.

Cuando una empresa nace y comienza a informatizarse es muy importante definir los flujos de comunicación e ir fijando las pautas del tratamiento de la información en la empresa. La gestión de la información en la empresa puede ser un gran obstáculo en el crecimiento de nuestra empresa. En la penúltima empresa en la que estuve trabajando una de las responsables de un departamento fijó el flujo de seguridad de los documentos creando una copia de seguridad de todos sus documentos en el servidor, otra en su ordenador y otra en otro ordenador distinto además de varias copias en papel.
Está claro que llega un punto en el cual este sistema se hace imposible de manejar, saber que copia es la buena y si es necesario hacer una modificación tienes que ir cambiando en los distintos sitios donde tienes la copia además de destruir las copias en papel y sacar otras por impresoras. Todo este proceso tiene además un alto coste asociado puesto que no sólo se gastan recursos materiales sino humanos dado que implica una mecánica de trabajo muy lenta.
La cuestión es la siguiente: ¿hasta qué punto podemos manejar la información sin que perdamos más tiempo en planificar su organización o para modificar y encontrar archivos? Y esto traducido a un formato informático se puede traducir en lo siguiente: ¿es conveniente dejar trabajar y guardar copias en local o se debe trabajar directamente sobre una única copia en el servidor? Las copias de información para su tratamiento en local pueden ser un cúmulo de problemas y un retraso a la hora de gestionar la información en la empresa.
Esta cuestión dependerá fundamentalmente de la responsabilidad en el tratamiento de la información de la persona que lleva a cabo los cambios. Hay que ser conscientes que la copia última y la válida para todos los departamentos que puedan utilizarlos tiene que ser la más actualizada y las modificaciones que se hagan en local deber ser inmediatamente enviadas a la copia global en el servidor o disco compartido para que todos tengan acceso a la última información.
Las copias en local también nos pueden proporcionar una ayuda en caso de un problema con el servidor, pero personalmente creo que resienten mucho la productividad global de la empresa dado que por un día que no funciona el servidor o el disco duro compartido hay multitud de ellos que por cualquier motivo se ha trabajado con la información en local y no se ha actualizado el servidor con lo cual se ha perdido un tiempo en revisar una documentación que estaba obsoleta teniendo que realizar el trabajo dos veces una vez constatado este punto.
Definir como se genera y comparte el flujo de la información en la empresa es un proceso que se debe hacer y definir con la creación de la empresa y en el cual hay que tratar de ser lo más estricto posible en el cumplimiento ya que esto no nos provocará una pérdida de productividad en nuestros procesos empresariales. No significa que deba ser un procedimiento rígido y sin cambios, sino que una vez definido el cómo para que funcione es necesario un alto grado de cumplimiento del mismo.

La información como activo fundamental de la empresa.

No se puede desconocer que en el mundo de hoy los activos no sólo son los bienes muebles e inmuebles, también lo constituye la información, los datos que poseen las empresas sobre clientes, productos, ventas, etc. Toda esa gran cantidad de información está en poder de las empresas pequeñas, medianas y grandes y deben tomar conocimiento del valor que realmente tiene, ya que de ella puede obtenerse mucha información relevante sobre el giro de su negocio. Puede ser que usted no se ha dado cuenta de ello, pero el saber cuántas personas visitan su web, la cantidad de clientes y cuánto compran, sus email, periodos de facturación, etc., son relevantes al momento de lograr posicionarse en un negocio y en particular para poder participar activamente en el mercado. El problema que tenemos en Chile es que las empresas pequeñas y medianas no se han dado cuenta del valor de la información y como pueden obtener beneficios de esos datos. A través del proceso de inteligencia de negocios es posible generar información relevante para el giro del negocio.
Las empresas le deben reconocer valor a la información y poder disponer de ella, pero también deben tomarse las medidas adecuadas para evitar que los datos de sus clientes pasen a la competencia. Se imagina el contrata a parte de la fuerza de venta de su competencia, disponer de ella durante 6 meses, pedir acceso a su base de datos de clientes y proveedores y luego despedirlos, los datos quedan en poder de la empresa que es su competencia y los trabajadores son removidos de sus puestos. ¿Competencia desleal?.
¿Cómo se protege la información de la organización? NO existen mecanismos infalibles, pero si hay sistemas de seguridad tanto informáticos, como también protocolos de seguridad que obligan a las personas para generar respuestas a estas interrogantes.

TIC: Tecnologías de la Información y la Comunicación

Tecnologías de la información y la comunicación