De acuerdo Stair y Reynolds (2001) un sistema de información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (procesos) y diseminar (salida) datos e información para promover un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo. La entrada de información: es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primario, el procesamiento supone la conversión o transformación de datos en salidas útiles en el sistema de información implica producir información útil por lo general en forma de documento o reporte finalmente la retroalimentación que consiste en la salida que se utiliza para efectuar cambios en las actividades de entrada o procesamiento.
Los componentes básicos de los sistemas de información basados en computadora son:
b. El software es un conjunto de programas que permite que el hardware procese datos.
c. Base datos es una colección de archivos relacionados, tablas, relaciones que almacenan datos y las asociaciones entre ellos.
d. Telecomunicaciones, redes e internet
1.- Las telecomunicaciones son las transmisiones electrónicas de señales de comunicación que permiten a las organizaciones conectar entre sí sistemas de información para integrar redes.
2.- Una red es un sistema de conexión que permite que varias computadoras compartan los mismos cursos los siguientes son tipos de redes:
- Intranet: Es un sistema de comunicación interno que usa la tecnología de internet y al que tienen acceso solo los empleados de la organización.
- Extranet: Es una red de comunicación organizacional que utiliza la tecnología de internet y permite a los usuarios autorizados dentro de la organización comunicarse con ciertas personas que están fuera de ella.
- LANs: (Local Area Network) Son redes pequeñas, entendiendo como pequeñas las redes de una oficina, de un edificio. Debido a sus limitadas dimensiones, son redes muy rápidas en las cuales cada estación se puede comunicar con el resto. Están restringidas en tamaño, lo cual significa que el tiempo de transmisión, en el peor de los casos, se conoce. Además, simplifica la administración de la red. Suelen emplear tecnología de difusión mediante un cable sencillo (coaxial o UTP) al que están conectadas todas las máquinas Operan a velocidades entre 10 y 100 Mbps.
- WANs: (Wide Area Network, redes de área extensa) son redes punto a punto que interconectan países y continentes. Al tener que recorrer una gran distancia sus velocidades son menores que en las LAN aunque son capaces de transportar una mayor cantidad de datos.
- MAN (Metropolitan Area Network, redes de área metropolitana) , comprenden una ubicación geográfica determinada "ciudad, municipio", y su distancia de cobertura es mayor de 4 Kmts.
3.- Internet: es la red de computación más grande del mundo consiste en miles de redes interconectadas las cuales intercambian libremente información.
e. Los procedimientos son conjuntos de instrucciones acerca de cómo combinar los componentes anteriores con el fin de procesar información y generar la salida deseada.
f. Las personas son los individuos que trabajan con el sistema o utilizan salidas.
Existe diferencia entre los sistemas de información y las computadoras ya que estas últimas proporcionan formas adecuadas y eficientes de procesar los datos y constituyen una parte necesaria de los sistemas de información que requieren entender la empresa y el entorno que apoya.
Sistemas de información: conceptos y definiciones:
Los sistemas de información se construyen para alcanzar diversas metas una de las elementales es transformar en forma económica los datos en información o conocimiento.
a. Los elementos datos se refiere a las descripciones básicas de cosas acontecimientos, actividades y transacciones que se registran se clasifican y almacenan pero no se organizan de acuerdo a un significado especifico.
b. La información corresponde a los datos que se han organizado de modo que tengan significado y valor para el receptor este interpreta el significado y obtiene conclusiones e implicaciones.
c. El conocimiento está compuesto por datos o información que se ha organizado y procesado para llevar entendimiento, experiencia y aprendizaje acumulado . Los datos se procesan para obtener implicaciones críticas.
Clasificación de los sistemas de información
Los sistemas de información pueden clasificarse de diversa maneras: por niveles organizacionales, por sus principales áreas funcionales, por el tipo de ayuda que brindan o por su arquitectura.
a. Clasificación por estructura organizacional: los sistemas de información comunes que siguen la estructura organizacional son:
1.- Sistemas de información departamentales una organización con frecuencia usa vario programas de aplicación en una área o en un departamento funcional.
2.- Sistema de información empresarial mientras que un sistema de información departamental suele relacionarse con una área funcional, la colección de todas las aplicaciones departamentales componen el sistema de información empresarial.
3.- Sistemas ínterorganizacionales son los que se conectan a dos o más organizaciones y son comunes entre socios comerciales, así como de uso extendido en el comercio electrónico con frecuencia mediante una extranet.
b. Clasificación por área funcional
Los sistemas de información en el nivel departamental apoyan las áreas funcionales readicionales de la firma. Los sistemas de información funcionales más importantes son:
o El sistema de información contable
o El sistema de información financiera
o El sistema de información manufacturera (Operaciones de producción)
o El sistema de información de comercialización
o El sistema de información de la administración de recursos humanos
En cada área funcional, existen algunas tareas rutinarias y repetitivas esenciales para la operatividad de la organización
d. Clasificación de acuerdo a la ayuda brindada
Una tercera forma de clasificar los sistemas de información corresponde al tipo de ayuda brindada independientemente del área funcional. En esta clasificación los principales tipos de sistemas son:
o Sistemas de procesamiento de transacciones (STP) apoya las actividades repetitivas y criticas, claves para la misión y también para el personal administrativo.
o Sistemas de información administrativa (SIA) apoya las actividades fundamentales y a los gerentes. Los sistemas de información funcional se implementan para asegurar que las estrategias comerciales se cumplan de manera eficiente ya que brinda información periódica acerca de los temas como la eficiencia operativa, la eficiencia y la productividad al extraer información de la base de datos corporativa y procesarlas según las necesidades del usuario los sistemas de información administrativa se utilizan también para planear, vigilar y controlar, puede ayudar al gerente de mercadotecnia a tomar mejores decisiones con respecto a la publicidad y al precio de los productos. Otro ejemplo de sistema de información de Recursos Humanos es la (SIRH) que proporciona un informe diario del porcentaje de personas que están de vacaciones o enfermas en comparación con las fechas predichas.
o Sistemas de automatización de oficinas (SAO) apoya a los empleados administrativos.
o Sistemas de apoyo a las decisiones (SAD) apoya la toma de decisiones de los gerentes y analistas.
o Sistema de apoyo o de información ejecutiva (SIEJ) apoya a los ejecutivos.
o Sistema de apoyo de grupo (SAG) apoya a las personas que trabajan en grupo.
o Sistemas de apoyo inteligente (SAI) apoya principalmente a los trabajos del reconocimiento.
d.1 Evolución de los sistemas de apoyo
Las primeras computadoras se idearon para calcular formulas en aplicación científicas y militares durante e inmediatamente después de la segunda guerra mundial. Las principales aplicaciones comerciales tuvieron lugar a principio de la década de los cincuenta y las computadoras realizaron tareas de computación de transacciones repetitivas y de gran volumen. Las computadoras trituraban números, resumiendo y organizando datos en las áreas de la contabilidad, finanzas y personal que se conoce como un sistema de transacciones (STP) este tipo de sistemas eran fáciles de justificar puesto que automatizaban los cálculos manuales la reducción de empleados era suficiente para financiar los costos de la tecnología. Conforme el costo de la tecnología de computo disminuyo y aumentaron las capacidades de las computadoras a mediados de la década de los 60, fue posible justificar la tecnología de la información que reciben el nombre de sistemas de información administrativa (SIA) funcionales destinados a los gerentes medios, se caracteriza principalmente por su capacidad de generar informes, como la lista diaria de los empleados y las horas laboradas o bien un informe mensual de gastos comparados con un presupuesto. Los sistema de apoyo empezaron a surgir en la década de los 60 y principios de los 70 cuando la computación en red y las comunicaciones electrónicas se generalizaron lo que se conoce actualmente como un sistema de automatización de oficina (SAO) aproximadamente al mismo tiempo, las computadoras se incorporaron en muchos ambientes de manufactura las aplicaciones iban desde la robótica hasta el diseño y manufactura asistida por computadora (CAD/CAM). Las capacidades crecientes y los costos reducidos justificaron el auxilio computarizado para varias aplicaciones rutinarias y nació el sistema de apoyo a las decisiones (SAD) cuyo objetivo básico es brindar una ayuda computarizada a decisiones complejas no rutinarias.
e. Clasificación de los sistemas de información de acuerdo con la arquitectura organizacional
La arquitectura de la información según Synnott (1987), es un marco de referencia conceptual para la infraestructura de la tecnología de la información organizacional. Se trata de la estructura e integración de los recursos de información en la empresa. La arquitectura es un mapa o plan de alto nivel de los requerimientos de información de la organización. Es una guía para las operaciones corrientes y una referencia para las direcciones futuras
La manera en la que se organiza un sistema de información depende de qué va a apoyar. Por consiguiente, antes diseñar un sistema de información una tarea clave es conceptualizar los requerimientos de conformación de los negocios medulares de la organización, incluso la manera en la que estos requerimientos se van a cumplir esta conceptualización recibe el nombre de arquitectura de la organización. Un concepto que se relaciona es el da la infraestructura de la organización que nos dice como se organiza y cómo se conecta, opera y administran computadoras en redes y base de datos especificas, así como otras instalaciones.
Los sistemas de información pueden clasificarse de acuerdo a tres tipos de arquitectura:
o Un sistema basado en mainframe el procesamiento se efectúa por medio de un mainframe. Los empleados trabajan con terminales pasivas las cuales se usan para ingresar o modificar datos y accesar información al mainframe.
o Una computadora personal independiente
o Entorno de la red divide el trabajo de procesamiento entre dos o más computadoras. Los dispositivos participantes pueden ser en sus totalidad mainframe, mini o microcomputadoras el procesamiento cooperativo es un tipo de procesamiento distribuido en el que dos o más computadores dispersos geográficamente trabajan en equipo para ejecutar una tarea específica.
Las nuevas arquitecturas establecen relaciones cliente/servidor, cómputo empresarial, intranets, internet y extranets. La arquitectura cliente/proveedor divide las unidades de computo en red de dos categorías principales: clientes y servidores las cuales están conectados por LANs y posiblemente de VANs dicha arquitectura brinda a una compañía puntos de accesos para los datos y computadoras personales disponibles en la red han cambiado la manera en la que el personal trabaja en las organizaciones por ejemplo a las personas se les facultad para accesar a la base de datos. El computo empresarial cliente/proveedor puede ponerse en práctica en una pequeña área de trabajo por medio de una LAN su principal beneficio es compartir recursos dentro de la organización
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